CUADERNO DE OBRA | Qué es y su procedimiento de llenado 👷‍♂️

¿Qué es?

El cuaderno de obra es un documento firmado en todas sus páginas por el inspector (Administración directa) o Supervisor (Por Contrata), según corresponda y por el Residente de Obra.

Consta de una hoja original y tiene 3 copias desglosables, correspondiendo una a la Entidad, otra al contratista y la tercera al inspector o supervisor.En este documento se anotan los hechos más relevantes durante la ejecución de la obra. En algunos casos, se ha visto anotaciones diaras y en otras SOLO acontecimientos que crea conveniente el Residente comunicar cuya relevancia merezca anotar.

También se anota toda discrepancia ya constatada en campo, tales como ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas, sirviendo este como una especie de «sustento» para poder solicitar ampliaciones de plazo, paralizaciones de obra o adicionales según sea el caso.

Este documento tiene que estar debidamente foliado y legalizado, se abre al inicio de toda obra, y se anota el inicio y término de los trabajos, las modificaciones autorizadas, avances de obra, los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal.

Líneas arriba mencioné que dependiendo de la modalidad de contratación, la obra puede ser por Administración Directa o por Contrata, y dependiendo del tipo, modificará las anotaciones que se deben registrar en el cuaderno de obra, siento estas diferencias las siguientes:

DIFERENCIAS

PROCEDIMIENTO PARA SU LLENADO

Para enumerar este procedimiento, me guiaré de la Ley y el Reglamento de Contrataciones del Estado de Perú (Art. 191), en donde se menciona que para abrir el cuaderno de obra se tienen que dar inicio al plazo de ejecución, que comienza a regir desde el día siguiente que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que se designe al inspector o al supervisor, según corresponda.
2. Que la Entidad haya hecho entrega del expediente técnico de obra completo.
3. Que la Entidad haya hecho entrega del terreno.
4. Que la Entidad provea el calendario de entrega de los materiales e insumos que, de acuerdo a las Bases, hubiera asumido como obligación.
5. Que se haya entregado el adelanto directo al contratista, en las condiciones y oportunidades establecidas en el art. 187°.

Se debe recalcar que estas condiciones deben ser cumplidas dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del contrato. Respecto al adelanto directo, si no existiese tal solicitud por parte del Contratista, podría iniciarse si se cumpliesen las demás condiciones.

¿COMO REALIZAR LAS ANOTACIONES O ASIENTOS?

Se anotarán los hechos relevantes correspondientes a la ejecución de la obra, sin embargo, en algunos casos el Residente anota diariamente las ocurrencias en campo.

Luego de descrito el asiento, se firmará al pie de cada anotación por el profesional correspondiente. Como buena práctica, se recomienda estar al día con las anotaciones, pues que en muchas normativas es una obligación del profesional encargado.

PARA CONSULTAS EN OBRA

Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harán directamente a la Entidad mediante el Contratista o el Representante Legal, esta será mediante comunicación escrita.

Siendo el esquema del procedimiento el siguiente:

1. Esta consulta será anotada por el Residente, que a su vez será dirigida al Inspector o Supervisor.
2. Serán absueltas máximo en 5 días por el Supervisor.
3. De no ser absueltas, dentro de los 2 días siguientes se acude a la Entidad, y esta tiene 5 días para resolverlas, siempre contados a partir del día siguiente de recibida la comunicación.
4. Si se requiere participación del proyectista, la Entidad se comunica con él, y tendrá un plazo de absolución de 15 días.
5. El proyectista es responsable de absolver consultas, siempre respetando los plazos establecidos.
6. Si el proyectista no responde en el plazo establecido, la Entidad da instrucciones al Contratista a través del Inspector o Supervisor sin perjuicios que adopten contra el proyectista.
7. Si el proyectista no cumpliera, sería causal para Ampliación de Plazo por el tiempo de demora, según afectación de ruta crítica.

Los tiempos mencionados en este «bosquejo» de procedimientos varían y no son absolutos, puesto que en cada país la normativa tiene sus propios plazos.

ANOTACIONES AL INICIO DE LA OBRA

Por contrata

El primer folio del cuaderno debe utilizarse para colocar el Acta de Entrega del Terreno y las generalidades de la obra:

• Nombre de la Empresa o el Consorcio ejecutor.
• Monto de la obra.
• Plazo de ejecución.

Por Administración Directa

El primer folio corresponderá para la legalización del cuaderno de obra, y el segundo folio para colocar el Acta de Entrega del Terreno, así como sus generalidades:

• Resolución de aprobación del Expediente técnico y/o firma del Convenio para la ejecución de la obra.
• Resolución de designación del Residente o Coordinador.
• Fecha de entrega del terreno al Residente o Coordinador.
• Fecha de inicio de Obra y plazo de ejecución.

Para el caso de administración directa, el llenado es un poco más específico, ya que se tiene que indicar de manera clara y precisa las siguientes acciones:

• Número de asiento.
• Persona a quien corresponde el asiento.
• Hora de inicio de actividades.
• Detalles de las partidas con que se inicia el proyecto.
• Distribución de las cuadrillas de trabajo.
• Número de trabajadores que inician la actividad.
• Herramientas con las que se inicia la obra.
• Solicitud de autorización del trazo y replanteo del proyecto a ser aprobado por el Supervisor.

ANOTACIONES DURANTE LA EJECUCIÓN

Por Contrata

• Acta de inicio de obra.
• Fecha de entrega de adelanto directo y/o materiales
• Fecha de inicio del plazo contractual y fechas de aprobaciones y cancelaciones de valorizaciones.
• Modificaciones a la obra, debidamente sustentadas, precisando causales, así como el número y fecha de resoluciones que aprueban dichas modificaciones.
• Causales de adicionales y/o deductivos de obra, incluyendo número y fecha de las resoluciones que los aprueben.
• Cambios del personal técnico, tanto del Contratista y Supervisión, indicando las resoluciones o documentos oficiales de designación.
• Avance físico semanal de cada una de las partidas que se ejecutan en la obra, análisis comparativo relacionado al Calendario Valorizado de Obra.
• Controles de Calidad, así como sus fechas. De existir observaciones, se requiere su inmediata subsanación y luego de ejecutada la misma, se dejará constancia de ello.
• Posibles ampliaciones de plazo, sustentando causales y en caso de aprobarse, se indica el número y fecha de resoluciones que aprueban dichas ampliaciones.
• Paralizaciones parciales y/o totales de obra, indicando sus causales e informando si fuera quién decidirá sobre la intervención económica o resolución (rescisión) del contrato.
• Incumplimiento de los avances parciales de obra, establecidos en los Calendarios Valorizados de Avance de Obra, precisando causales y solicitando al contratista la presentación de un nuevo calendario, llamado también Calendario Acelerado, a fin de garantizar la ejecución de la obra en el plazo establecido.

Por Administración Directa

• Requerimientos técnicos de personal, materiales y servicios de maquinaria y equipos, todos estos tramitados legalmente mediante un Informe Técnico.
• El cambio de Residente o Coordinador, el mismo que debe estar sustentado mediante un documento oficial de la entidad a cargo del proyecto.
• Informes semanales, quincenales o mensuales de avance físico y financiero de la Obra. Esta periodicidad depende del tipo del proyecto, el plazo de ejecución o las disposiciones expresas detalladas en los manuales o procedimientos que cuente la Entidad.
• Pruebas de Control de Calidad.
• Paralizaciones, indicando las razones que generaron dicha circunstancia, el mismo que debe basarse en hechos verificables, pues es motivo de ampliaciones de plazo.

En la ejecución por Administración Directa, el Residente de Obra deberá anotar de manera específica cada día el trabajo ejecutado, los equipos utilizados, el personal en campo, el material utilizado y un aproximado de metrados ejecutados.

ANOTACIONES AL CONCLUIR LA OBRA

Por Contrata

Esta etapa es la final de la ejecución física de la obra, y en base a ello se verificará el cumplimiento de los plazos establecidos, además de la verificación de los detalles de la ejecución.

• En la fecha indicada, el Residente anota el asiento indicando la fecha de término de ejecución de la obra, indicando el cumplimiento al 100% de las partidas del proyecto, debiendo solicitar al Supervisor o Inspector la conformidad de la culminación de obra.
• Un punto a tener en cuenta es que no precisamente el día de la comunicación del término de obra, será el último día puesto que antes de ello, el Supervisor deberá corroborar dicha afirmación, y este a su vez, anotar mediante un asiento la culminación de las partidas al 100% para dar concluido el proyecto. Debiendo este informar a la Entidad, en un lapso de 5 días naturales.
• De no estar concluidas al 100%, el Supervisor o Inspector dejará constancia del hecho, detallando las partidas inconclusas o aquellas que según su criterio técnico aún no están terminadas.
• Si el plazo contractual ha vencido, esta fecha servirá para el computo de días de penalidad por el retraso en la fecha de culminación de obra, según se estipuló en la suscripción del contrato. Es importante detallar estos asientos en el Cuaderno de Obra.
• Una vez concluidas, la Entidad nombrará una Comisión de Recepción de Obra, cuya resolución será insertada en el cuaderno de obra, así como el Acta de Observaciones de ser el caso.
• Este mismo comité, al identificar el levantamiento de las observaciones, elaborará una Acta de Levantamiento de Observaciones, la misma que debe ser registrada en el Cuaderno de Obra.
• El Supervisor o Inspector es el ÚLTIMO en anotar un asiento.
• En la liquidación del Proyecto deberá incluir el original del cuaderno de obra.

Por Administración Directa

• El asiento que informa la fecha de culminación de la obra debe ser redactado por el Residente, en donde se indique la fecha del término de la obra, haciendo un análisis de las partidas ejecutadas, debiendo solicitar al Inspector su conformidad, además de anotar lo siguiente:
  • Valorización final.
  • Metrados detallados según partidas del expediente técnico.
  • Número de participantes con el que se concluye el proyecto, inclusive un desagregado por sexo.
  • Detalle de los materiales e insumos existentes en almacén.
  • Detalle de las herramientas que obran en almacén, así como su conservación.
• Sin embargo, la manera correcta de comunicar al Supervisor es mediante documento, este a su vez anotado en el cuaderno de obra.
• El Inspector o Supervisor, deberá verificar el cumplimiento al 100% de la ejecución de las partidas de acuerdo al Expediente Técnico, y una vez comprobada, anotará un asiento dando conformidad a lo expresado por el Residente.
• De no estar concluidas al 100%, el Supervisor o Inspector dejará constancia del hecho, detallando las partidas inconclusas o aquellas que según su criterio técnico aún no están terminadas.
• Si se ha dado conformidad del 100% de la ejecución del proyecto, se informará este hecho a la institución, quien a su vez nombrará una Comisión de Recepción de Obra mediante resolución u otro documento análogo estipulado en el TUPA de la Entidad, cuya resolución será insertada en el cuaderno de obra, así como el Acta de Observaciones de ser el caso.
• Este mismo comité, al identificar el levantamiento de las observaciones, elaborará una Acta de Levantamiento de Observaciones, la misma que debe ser registrada en el Cuaderno de Obra.
• En la liquidación del Proyecto deberá incluir el original del cuaderno de obra.

PLUS: RESPONSABILIDADES ANTE UN MAL MANEJO DEL CUADERNO DE OBRA Y RECOMENDACIONES

Quise aumentar al blog esta parte importante sobre los presuntos errores y delitos que se pueden cometer ante un mal manejo del cuaderno de obra, por lo que recomendamos a todos los profesionales tomar mucha conciencia y tomar las medidas adecuadas en el llenado y la correcta utilización del cuaderno de obra.

RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA

Las responsabilidades administrativas se dan cuando hago caso omiso al reglamento o normativa, como por ejemplo no respetando los plazos establecidos según mi normativa vigente.

En el caso del cuaderno de obra, un registro no oportuno de este sobre los acontecimientos importantes del proyecto.

RESPONSABILIDAD CIVIL

Esta sucede cuando servidores y funcionarios públicos, que por acción u omisión de sus funciones, ocasionen un daño económico a la Entidad.

En el caso del cuaderno de obra, se puede dar cuando no se aplicó una penalidad al Contratista por demora en el plazo de entrega, ya que no se registraron los días de atraso en el cuaderno de obra, por lo que la Entidad en la futura liquidación pagaría un saldo extra y no sería deducida la penalidad correspondiente.

RESPONSABILIDAD PENAL

Es lo peor que le puede suceder a un ingeniero, y es que la acusación certera sobre un profesional al incurrir en ejercicio de sus funciones algún acto u omisión, considerado como delito.

En el caso del cuaderno de obra, se puede dar por parte del Supervisor al aprobar adicionales de obra por vicios ocultos, sin un buen sustento técnico.

Otro caso se da, cuando el Residente y Supervisor de manera concertada, registran en el cuaderno de obra que la obra se ha concluido al 100%, sin que ello haya ocurrido de manera real.

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