El expediente técnico es el conjunto de documentos de carácter técnico y/o económico que permiten la adecuada ejecución de una obra, el cual comprende de la memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto de obra, valor referencial, análisis de precios, calendario de avance de obra valorizado, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.
Por lo general, el expediente técnico es realizado por un consultor de obras, según la especialidad o especialidades que lo requieran, siendo el guía o la cabeza del proyecto un arquitecto o un ingeniero civil debidamente registrado en el organismo de contrataciones del país de residencia u otra entidad análoga.
No obstante, el expediente técnico también puede ser elaborado por la propia entidad (administración directa) o por el ejecutor de la obra (obras ejecutadas bajo la modalidad llave en mano o concurso oferta), siendo como requisito para este último caso contar con el registro de consultor de obra o consorciarse con un consultor de obra.
Como se dijo anteriormente, al estar compuesto por múltiples documentos correspondientes a diversas especialidades, tiene que ser elaborado por varios profesionales según sea el caso (formaran parte del plantel técnico del consultor de obra), en su mayoría ingenieros o arquitectos, los cuales a base de su criterio y experiencia en sus campos profesionales, realizarán los estudios y diseños que servirán de referencia para la posterior ejecución de la obra.
Sin embargo, a pesar que para elaborar un expediente técnico se necesita de la asistencia un plantel técnico, el único responsable ante la entidad por la calidad del expediente técnico es el consultor de obra, también llamado proyectista.
El contenido del expediente técnico reviste especial trascendencia en el desarrollo de la obra, razón por la cual resulta necesario que la Entidad selecciones adecuadamente al consultor de obra que se encargará de su elaboración, a efectos de evitar las controversias que se susciten durante la etapa de ejecución contractual. (…)
Fuente: OSCE (Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado) Perú
Haciendo un resumen entonces…
¿Quién elabora el expediente técnico?
- La misma Entidad (Administración Directa)
- Por consultores externos (Proyectista)
- Por el contratista ejecutor de la obra (Concurso Oferta o Llave en mano según sea el caso)
Componentes del expediente técnico
Aclaramos desde ya que no existe un parámetro establecido para los componentes que tienen que tener todos los expedientes técnicos, ya que según su naturaleza este va tomar forma según la especialidad de la obra.
Sin embargo, mencionaremos aquellos componentes que siempre encontraremos en los expedientes técnicos.
Memoria Descriptiva
La memoria descriptiva constituye la descripción de proyecto, entre los aspectos que lo integran tenemos: introducción, antecedentes, ubicación del proyecto, estado actual de la obra, vías de acceso, estrategia para desarrollo de trabajos, medidas de seguridad, etc.
Esta señala la justificación técnica de acuerdo a la evaluación del estado de la obra, o lo que hoy se conoce en Perú como «Cerrar brechas», debiendo indicarse consideraciones técnicas cuya índole depende del tipo de obra a ejecutar y que exigen el desarrollo de un conjunto de trabajos señalados en el expediente técnico. Asimismo, se señala en forma precisa los objetivos a alcanzar con el desarrollo de la obra o trabajos planteados.
Otros aspectos a considerar son: situación geográfica del proyecto, condiciones ambientales, hidrológicas, geológicas, viales, altitud, topografía, sistemas de comunicaciones en obra, control sanitario, almacenamiento de materiales, de canteras, suministro de agua, energía eléctrica, entre otros.
Estudios Básicos y Específicos
De acuerdo a la naturaleza de la obra, se ejecutarán estudios básicos tales como: topografía, mecánica de suelos, mecánica de rocas, entre otros; así como estudios específicos tales como: canteras, hidrología, precipitaciones, arcillas expansivas, acuíferos, calidad del agua, estudios sanitarios, entre otros.
Los estudios deben ser realizados por personal idóneo o especializado, debiendo acreditar los títulos profesionales correspondientes y la experiencia necesaria para los cargos que desempeñaran en el proyecto, asimismo todo cálculo, aseveración, estimación o dato contenido en el Expediente Técnico, deberá estar justificado en lo conceptual y en lo analítico. No se deben aceptar estimaciones o apreciaciones del Consultor sin el debido respaldo.
Planos de Ejecución de Obra
Es la representación gráfica mediante dibujos de la obra a ejecutar, sus dimensiones, distribución y los componentes que lo integren.
Constituyen los documentos que reflejan de manera exacta cada uno de los componentes físicos de la obra, pueden ser en dos o tres dimensiones, considerando que se empieza a implementar la metodología BIM en las obras públicas, por lo que el profesional que elabora y ejecuta debe conocer y saber interpretar dicha metodología.
Sumado a eso, hay fuertes acercamientos con al Realidad Aumentada y la Realidad Virtual aplicada a las obras, por lo que se viene una época de transición respecto a este componente.
Especificaciones Técnicas
Las especificaciones técnicas constituyen el conjunto de reglas y documentos vinculados a la descripción de los trabajos, método de construcción, calidad de materiales, sistemas de control de calidad, procedimientos constructivos, métodos de medición y condiciones de pago requeridas en la ejecución de la obra.
Cada partida o conjunto de partidas que conforman el presupuesto de obra debe contener sus respectivas especificaciones técnicas, detallando como ya se mencionó las reglas que definen las prestaciones específicas, como por ejemplo los materiales a considerar, procedimiento constructivo, forma de medida y pago.
Las especificaciones técnicas son importantes de cumplir, puesto que cuando tu obra es intervenida, será el principal documento a donde recurrirán para dar fe sobre el como fue tratada cada partida, así como la forma del pago según el avance realizado.
Metrados
Los metrados constituyen la expresión cuantificada por partidas de los trabajos de construcción que se ha programado ejecutar en un plazo determinado, expresadas en la unidad de medida que ha sido establecidas para cada partida, asimismo, son necesarios para determinar el presupuesto de obra, por cuanto representan el volumen de trabajo de cada partida.
Con el fin de presupuestar una obra y controlar la ejecución y el pago de la misma, se establece un desglose del total de la obra en partes denominadas partidas. Es decir, una partida se establece con la finalidad de medir, cuantificar, presupuestar y pagar una obra.
Una partida de obra consta de los siguientes elementos:
- Nombre de la partida: Es la que identifica y señala los términos normativos del alcance de la misma.
- Unidad de medida: Es la unida física que se usa para medir la partida (longitud, superficie, volumen, peso, global, etc).
- Metrado de la partida: Es la cuantificación expresada en la unidad de medida, respecto a la cantidad o actividad a ejecutar.
Análisis de Precios Unitarios
Cada partida del presupuesto constituye un costo parcial, la determinación de cada uno de los costos requiere de su correspondiente análisis de precios unitarios, es decir la cuantificación técnica de la cantidad de recursos (mano de obra, materiales, equipo, maquinaria, herramientas, entre otros), que se requieren para ejecutar cada unidad de la partida y su costo.
Para hacer el cálculo se agrupan los insumos en los rubros materiales, mano de obra, equipos y otros. Es necesario conocer todos los insumos que intervienen en la ejecución de cada partida, su aporte unitario o rendimiento expresado en cantidad de insumo por unidad de medida de la partida, así como el costo en el mercado del insumo. Este costo debe incluir todos los costos de adquisición, transporte, almacenaje, etc.
En los análisis de precios unitarios no se incluirá el impuesto general a las ventas (IGV) de los insumos, ya que este impuesto se agregará al final sobre el monto total del presupuesto.
Valor referencial (Presupuesto de Obra)
El valor referencial constituye el costo estimado de la obra a ejecutar, determinado a partir de la elaboración del presupuesto de obra, el cual está compuesto por el costo directo, gastos generales, utilidad e impuestos.
Este corresponde al monto del presupuesto incluido en el expediente técnico, excepto en obras ejecutadas bajo las modalidades llave en mano (que incluye la elaboración del expediente técnico) y concurso oferta, debido a que en estas el valor referencial debe determinarse considerando el objeto de la obra y su alcance previsto en los estudios de pre inversión que dieron lugar a la viabilidad del correspondiente proyecto, así como el resultado del estudio de las posibilidades de precios del mercado.
Los componentes de la estructura del presupuesto base de una obra se agrupan en dos rubros, costo directo y el costo indirecto.
El costo directo es el que se calcula valorizando el costo de cada partida mediante la aplicación de los precios unitarios calculados mediante los análisis de precios de cada partida, aplicados sobre los respectivos metrados.
El costo indirecto se define como todos aquellos costos que no pueden aplicarse a una partida específica, sino que tienen incidencia sobre todo el valor de Obra, siendo su monto correspondiente a la suma de los gastos generales y la utilidad considerada en el presupuesto de obra.
¿Que son los gastos generales?
Están establecidos como aquellos gastos que debe efectuar el contratista durante la construcción, derivados de su propia actividad empresarial, por lo cual no pueden ser incluidos dentro de las partidas de la obra.
Los gastos generales se dividen a su vez en:
- Gastos Generales fijos: Son aquellos que no están relacionados con el tiempo de ejecución de la obra y que sólo se realizan una vez, entre ellas tenemos:
- Equipamiento de oficinas, almacenes, talleres, laboratorios, comedor, etc.
- Gastos Administrativos como gastos de licitación, gastos legales.
- Gastos Generales Variables: Definidos como aquellos gastos relacionados con el tiempo de ejecución de la obra, permaneciendo a lo largo de todo el plazo de obra, o su eventual ampliación, entre ellos tenemos:
- Personal de obra: Ingeniería y Administración.
- Alimentación y viáticos del personal profesional y administrativo.
- Equipos no incluidos en costo directo.
- Transporte y movilización del personal profesional y administrativo.
- Control técnico.
- Gastos varios.
- Gastos financieros: Seguros, fianzas, provenientes de flujo de caja, etc.
Cabe indicar que los gastos generales son cantidades que se calculan analíticamente, por lo que, a pesar que se expresan como un porcentaje del costo indirecto, no son un porcentaje sino una parte del costo indirecto.
¡TOMAR NOTA!
El valor referencial no debe tener una antigüedad mayor a 6 meses respecto a la fecha de la convocatoria. Vale decir, si la convocatoria es en el mes de junio, el Presupuesto de Obra o Valor Referencial debe ser de enero hacia adelante.
Fórmulas Polinómicas
Es la representación matemática de la estructura de costos de un presupuesto y está constituida por la sumatoria de términos, denominados monomios, que consideran la participación o incidencia de los principales recursos (mano de obra, materiales, equipo, gastos generales) dentro del costo o presupuesto total de la obra. Se elabora a partir del presupuesto que constituye el valor referencial.
La fórmula polinómica se aplica para calcular el efecto de la variación de precios se algunos de los insumos involucrados en la ejecución de la obra, siendo obligatorio para aquellos presupuestos expresados en moneda nacional.
Es así que en cada valorización tiene la finalidad de «actualizar» el valor de los componentes del presupuesto de obra, para ello utiliza los índices unificados de precios de construcción que publica el Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI (En Perú).
Sobre su sustento legal, la formulación y su cálculo debe seguirse los lineamiento del Decreto Supremo N° 011-79-VC y normas complementarias y modificatorias. Un ejemplo demostrativo es el que se muestra a continuación:
El número máximo de fórmulas polinómicas por obra es de 4 y como mínimo 1. En caso que en un contrato existan obras de distinta naturaleza, podrá emplearse hasta un máximo de 8 fórmulas polinómicas.
Cronograma de Ejecución de Obra
Para determinar el plazo de ejecución contractual, el Consultor deberá formular el cronograma de ejecución de obra considerando las restricciones que puedan existir para el normal desenvolvimiento de las mismas, tales como lluvias o condiciones climáticas adversas, dificultad de acceso a ciertas áreas, etc.
El cronograma se elaborará considerando todas las actividades necesarias para la ejecución de la obra, empleando el método PERT-CPM utilizando el software que el proyectista disponga para su revisión, identificando las actividades o partidas que se hallen en la ruta crítica del proyecto, hitos, fechas parciales de determinación, etc.
El consultor o proyectista elaborará el cronograma de ejecución de obra precisando la cantidad de cuadrillas consideradas para realizar los trabajos, la cantidad de turnos, horas de trabajo diario y toda consideración que haya tomado para la determinación del plazo de obra.
Asimismo, presentará un cronograma de adquisición y/o utilización de equipos y materiales, concordando con el cronograma de ejecución de obra.
También deberá presentar la relación del equipo mínimo necesario para asegurar el cumplimiento de los trabajos en los plazos programados. A partir del cronograma antes señalado, el consultor calculará el cronograma de avance valorizado en el que intervendrán todas las partidas del presupuesto de obra.
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