En ingeniería es requisito utilizar el cuaderno de obra o bitácora para las anotaciones diarias sobre las actividades más importantes ocurridas en obra.
Es más, con anterioridad en Ingegeek tocamos a profundidad sobre su concepto y dimos algunos ejemplos sobre su uso real. Si deseas leer ese post, te dejo el enlace a continuación:
Sin embargo, en el caso de Perú se ha establecido la Directiva N°009-2020-OSCE/CD “Lineamientos para el uso del Cuaderno de Obra Digital”, que regula la implementación del hoy llamado Cuaderno de Obra Digital. Esto obligado por los avances tecnológicos y la transformación digital que viene sucediendo en el estado peruano.
¿Qué es el cuaderno de obra digital?
Es una herramienta informática desarrollada y administrada por el OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado), que sustituye al cuaderno de obra físico con las características y formalidades establecidas en el artículo 191 del Reglamento.
Esta herramienta contribuye a fortalecer la transparencia y la eficiencia en la ejecución y supervisión de los proyectos de obras dentro del ámbito de aplicación de la normativa de contrataciones del estado.
Puesto que, el cuaderno de obra físico, era vulnerable a riesgos de pérdida, deterioro e incluso la manipulación de la data.
Otro punto a tener en cuenta con la inclusión de esta herramienta es que los responsables de la obra (ingeniero residente y supervisor) se tienen que registrar en al aplicativo del OSCE y con ello evitar los traslapes de profesionales en diversas obras a lo largo del país.
Funcionalidades
El cuaderno de obra digital cumple con las mismas funciones que el cuaderno de obra físico, ya que puedes registrar y dar seguimiento a la información ocurrida en obra, con la diferencia que se tendrá esta información en tiempo real (Búsqueda de los asientos y monitoreo de la obra).
Otra de sus características más importantes es que es inalterable su edición luego de su registro, así que los profesionales en obra tendrán que tener muy en cuenta este dato.
Como en su antecesor, en el cuaderno de obra digital registrarás hechos relevantes ocurridos durante la ejecución de la obra, así como las consultas y las respuestas a las consultas ocurridas. Además el cuaderno de obra digital se abre en la fecha de entrega de terreno y se cierra culminado el acto de recepción de obra o el acto de constatación física de la obra, según corresponda.
Responsables de su llenado
Residente de obra
Es el profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista para ejercer la función de residente de obra.
Inspector de obra
Es el profesional, funcionario o servidor de la Entidad expresamente designado para ejercer la función de inspector de obra.
Supervisor de obra
Es el profesional colegiado, habilitado y especializado especialmente contratado por la Entidad para supervisar la obra. En caso que el contratista sea una persona jurídica, esta designa a una persona natural como supervisor permanente de la obra.
Preguntas frecuentes
¿Quién habilita el cuaderno de obra digital? ¿Cómo se habilita?
La Entidad debe requerir al OSCE la activación de su perfil de Administrador de Usuarios para el «COD», mediante el formato B del Anexo 1 de la Directiva N° 003-2020-OSCE/CD, “Disposiciones aplicables para el acceso y registro de información en el SEACE”.
Si quieres acceder al Formato B: Dar clic aquí.
¿En que casos se deshabilita el cuaderno de obra digital?
Se produce automáticamente una vez recepcionada la obra mediante el asiento de cierre del COD, por parte del supervisor o inspector, tal cual se realizaba en el cuaderno de obra tradicional. Otros posibles casos son:
- Resolución de contrato.
- Nulidad del contrato.
¿Cuál es el procedimiento en el caso de ausencia o reemplazo del inspector, supervisor o residente?
Durante la ausencia del titular, su usuario en el COD debe mantener la condición de inactivo. Del mismo modo, durante la sustitución del personal se desactiva y activa a los usuarios respectivos.
¿Cómo se accede al cuaderno de obra digital?
Mediante en el siguiente enlace:
https://www.gob.pe/10601-acceder-al-cuaderno-de-obra-digital
¿Es obligatorio el uso del cuaderno de obra digital?
Si, desde el 14 de agosto de 2020 en adelante, todos los procesos de selección está obligados a utilizar el COD.
¿Se puede utilizar el cuaderno de obra físico en forma temporal hasta habilitar el cuaderno de obra digital?
Según la Directiva N°009-2020-OSCE/CD “Lineamientos para el uso del Cuaderno de Obra Digital” establece que una Entidad puede solicitar la autorización de un cuaderno de obra físico, cuando el lugar de la obra carece de internet. Este trámite se debe realizar antes de convocar dicho procedimiento.
¿Es aplicable para obras por administración directa?
Si, aplica para todas las obras enmarcadas en la Ley n.° 30225- Ley de Contrataciones del Estado.
¿Si utilizo el cuaderno de obra en físico sin la autorización correspondiente, quien asume la responsabilidad?
La determinación de la responsabilidad se realizará de acuerdo al régimen jurídico que vincule a las personas pertenecientes a la Entidad.
¿La información registrada es de acceso al público?
Si, mediante el siguiente enlace:
https://apps.osce.gob.pe/buscador-cuaderno-obra/search
¿Quienes registran los asientos?
El Inspector de Obra o Supervisor de Obra, según corresponda, y Residente de Obra.
¿Quién registra el asiento de inicio y fin?
El de inicio el ingeniero residente, y el asiento de cierre el supervisor.
¿Hay un horario límite de cierre para registrar los asientos?
No, está disponible todos los días del año las 24 horas del día.
¿Se tiene que registrar en el lugar donde se ejecuta la obra?
Si, puesto que el sistema tiene habilitada la geolocalización al momento del registro de los asientos.
¿Se pueden vincular diferentes asientos?
Si.
¿En caso tengas problemas con el internet, se puede regularizar el registro?
No, los asientos registrados consignan fecha y hora.
¿Se puede modificar los asientos registrados?
No, el registro en inalterable.
¿Se puede corregir errores?
No, es de entera responsabilidad registrar los asientos de forma adecuada y oportuna.
Si la Entidad gestionó el uso del cuaderno de obra físico, ¿se tiene que registrar en el cuaderno de obra digital?
Si, mediante tomas fotográficas dentro de los 10 días hábiles del siguiente mes.
¿Cómo se gestiona la autorización del cuaderno de obra en físico si la zona de ejecución no cuenta con internet?
Puedes utilizar el Anexo n.° 1, el cual dejo en el siguiente enlace:
https://www.gob.pe/institucion/osce/normas-legales/1040675-009-2020-osce-cd
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