Curso de Expedientes Técnicos – Procesos de preparación de Expedientes Técnicos

Con este artículo doy inicio al Curso de Expedientes Técnicos de Ingegeek 👷🏽, si bien será en formato blog 🤔, lo que pretendo es darte todos los alcances posibles para que tú, como profesional, entiendas desde los conceptos más básicos hasta el poder diseñar uno.

¡Enserio deseo que al terminar este «curso» seas capaz de hacerlo! 🥳

Ian Guevara

Para darte conceptos claros, tendré que utilizar normativa y lo haré en mérito al país donde resido (Perú). Pero esto no supondrá mayor limitante puesto que todos los países en LATAM comparten la misma ideosincracia. ¡Comencemos! 👷🏽

¿Qué es un expediente técnico?

De acuerdo con el D.S. N°184-2008-EF “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Peruano”, en el numeral 24 del Anexo, se establece:

Expediente Técnico: Es el conjunto de documentos que comprende:

  • Memoria descriptiva.
  • Especificaciones técnicas.
  • Planos de ejecución de obra.
  • Metrados.
  • Presupuesto de obra.
  • Fecha de determinación del presupuesto de obra.
  • Valor referencial.
  • Análisis de precios.
  • Calendario de avance de obra valorizado.
  • Fórmulas polinómicas

Si el caso lo requiere:

  • Estudio de suelos
  • Estudio geológico
  • Impacto ambiental
  • Otros complementarios
expediente tecnico

Otras definiciones…

De acuerdo con el D.S. 011-2006-VIVIENDA (Reglamento Nacional de Edificaciones), Norma G.040, se establece:

Conjunto de documentos que determinan en forma explícita las características, requisitos y especificaciones necesarias para la ejecución de la edificación. Está constituido por planos por especialidades, especificaciones técnicas, metrados y presupuestos, analisis de precios unitarios, cronograma de ejecución y memoria descriptiva y si fuese el caso, fórmulas de reajuste de precios, estudios técnicos específicos (de suelos, de impacto vial, de impacto ambiental, geológicos, etc.) y la relación de ensayos y/o pruebas que se requieren.

Igualmente, en el Glosario de términos de uso frecuente en proyectos de infraestructura vial del MTC aprobado por R.D. N°18-2013-MTC/14, define:

Conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto, valor referencial, análisis de precios, calendario de avance, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.

La IMPORTANCIA de un Expediente Técnico está en que, si no se desarrolla no se puede contar con información y documentos técnicos necesarios para la construcción.

Además, que el articulo 10 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado dispone que, para la ejecución de una obra, es necesario contar con un expediente técnico.

¿Quién elabora el expediente técnico?

La misma entidad (Administración directa)

La Entidad, elabora de manera directa sus expedientes técnicos. Siendo necesario que la Entidad cuente los profesionales especializados, la infraestructura, recursos humanos y logística que lo permita.

Consultores Externos (Proyectista)

La Entidad, elabora sus expedientes técnicos de forma indirecta, a través de un consultor de obra contratado especialmente para tal fin observando las disposiciones de la normativa de contrataciones del Estado.

El Contratista ejecutor de la obra (Concurso oferta o llave en mano)

Las modalidades por concurso oferta o llave en mano permite contratar de manera conjunta la elaboración del expediente técnico y la ejecución de la obra.

expediente tecnico

Antes de ser aprobado el expediente técnico de obra debe estar visado por los profesionales responsables de su elaboración y por el profesional encargado de su revisión 👷🏽

Luego, corresponde que el expediente técnico de obra sea aprobado a través del funcionario correspondiente, suscribiendo el documento indicado en las normas de organización interna de la Entidad.

También formará parte del documento que aprueba el expediente técnico, el Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos (CIRA), emitido por la Dirección de Arqueología del Ministerio de Cultura, en caso corresponda.

Tipos de Expedientes Técnicos

Por contrataPor Administración Directa
Análisis de Precios Costos Unitarios
Mano de ObraRégimen laboral de construcción civilRégimen laboral que corresponde a los Gobiernos Nacional, Regional y Locales (ubicación geográfica)
MaterialesSin IGVCon IGV
Equipo de ConstrucciónSe considera el costo de posesión y de operación (no incluyen IGV)Solo considera costo de operación (incluyen IGV)
GASTOS GENERALES
Gastos Generales FijosSe considera costos de compras de bases, gastos notariales, etc.No se considera costos de compras de bases, gastos notariales, etc.
Gastos Generales VariablesSe considera costos financieros de las garantíasNo se considera costos financieros
UTILIDADSi se consideraNo se considera
PRESUPUESTOSolo se considera un presupuesto técnicoSe presenta un presupuesto técnico y un presupuesto analítico
IMPUESTO GENERAL A LAS VENTASSe aplica sobre el total de los costos directos mas indirectosNo es aplicable
CRONOGRAMASCronograma de ejecución de obra concordante con el plazo de obra establecido en el Expediente TecnicoCronograma de ejecución de obra y Cronograma de adquisición de materiales
Tipos de Expedientes Técnicos

Componentes de un Expediente Técnico

Memoria Descriptiva

Básicamente constituye la descripción del proyecto.

Señala la justificación técnica de acuerdo a la evaluación del estado de la obra, debiendo indicarse consideraciones técnicas cuya índole depende del tipo de obra a ejecutar y que exigen el desarrollo de un conjunto de trabajos señalados en el expediente técnico.

Asimismo, se señala en forma precisa los objetivos a alcanzar con el desarrollo de la obra o trabajos planteados.

memoria descriptiva

Estudios Básicos

Los estudios deben ser realizados por personal idóneo o especializado, debiendo acreditar los títulos profesionales correspondientes y la experiencia necesaria para los cargos que desempeñarán en el proyecto.

1. Topografía

topografia

2. Estudio de tráfico

estudio de trafico

3. Estudio de Suelos

estudio de suelos

Especificaciones Técnicas

Constituyen un conjunto de reglas.

  • Descripción de los trabajos
  • Método de construcción
  • Calidad de los materiales
  • Sistemas de control de calidad
  • Procedimientos constructivos
  • Métodos de medición
  • Condiciones de pago

Cada partida o conjunto de partidas que conforman el presupuesto de obra debe contener sus respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones específicas.

especificaciones tecnicas

Planos de ejecución de obra

Es la representación gráfica mediante dibujos de la obra a ejecutar, sus dimensiones, distribución y los componentes que lo integran.

Constituyen los documentos que reflejan de manera exacta cada uno de los componentes físicos de la obra, pueden ser en dos o tres dimensiones.

planos de ejecucion de obra

Metrados

Los metrados constituyen la expresión cuantificada por partidas de los trabajos de construcción que se ha programado ejecutar en un plazo determinado, expresadas en la unidad de medida que ha sido establecidas para cada partida; asimismo, son necesarios para determinar el presupuesto de obra, por cuanto representan el volumen de trabajo de cada partida.

Una partida se establece con la finalidad de medir, cuantificar, presupuestar y pagar una obra

metrados

Análisis de Precios Unitarios

Cada partida del presupuesto constituye un costo parcial, la determinación de cada uno de los costos requiere de su correspondiente análisis de precios unitarios; es decir la cuantificación técnica de la cantidad de recursos (mano de obra, materiales, equipo, maquinaria, herramientas, entre otros), que se requieren para ejecutar cada unidad de la partida y su costo.

En los APU no se incluirá el (IGV) de los insumos, ya que se agregará al final sobre el monto total del presupuesto.

analisis de precios unitarios

Valor referencial y Presupuesto de obra

El valor referencial constituye el costo estimado de la obra a ejecutar, determinado a partir de la elaboración del presupuesto de obra, el cual está compuesto por el costo directo, gastos generales, utilidad e impuestos.

El costo directo es el que se calcula valorizando el costo de cada partida mediante la aplicación de los precios unitarios calculados mediante los análisis de precios de cada partida.

El costo indirecto se define como todos aquellos costos que no pueden aplicarse a una partida específica, sino que tienen incidencia sobre todo el valor de Obra.

presupuesto de obra

Fórmulas polinómicas

Es la representación matemática de la estructura de costos de un presupuesto y está constituida por la sumatoria de términos, denominados monomios, que consideran la participación o incidencia de los principales recursos (mano de obra, materiales, equipo, gastos generales) dentro del costo o presupuesto total de la obra. Se elabora a partir del presupuesto que constituye el valor referencial.

La fórmula polinómica se aplica para calcular el efecto de la variación de precios de algunos de los insumos involucrados en la ejecución de la obra, siendo obligatorio para aquellos presupuestos expresados en moneda nacional.

Cronograma de ejecución de obra

Para determinar el plazo de ejecución contractual, se debe formular el cronograma de ejecución de obra considerando las restricciones que puedan existir para el normal desenvolvimiento de las mismas, tales como lluvias o condiciones climáticas adversas, dificultad de acceso a ciertas áreas, etc.

El cronograma se elaborará considerando todas las actividades necesarias para la ejecución de la obra, empleando el método PERT-CPM, identificando las actividades o partidas que se hallen en la ruta crítica del proyecto, hitos, fechas parciales de determinación, etc.

cronograma de ejecucion

¡Con esto terminamos de conocer que compone de manera detallada un expediente técnico! 🥳

Pero esto se trata de un curso, por ende, tienes que conocer TODO. Por ello te tengo que hablar sobre otro punto igual de importante: «Los términos de referencia».

¿Qué son los términos de referencia?

De acuerdo con el D.S. N°184-2008-EF “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado”, en el numeral 50 del Anexo, se establece:

TÉRMINOS DE REFERENCIA: Descripción, elaborada por la Entidad, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría.

Los «TDR» para la elaboración de expediente técnicos tiene como objetivo definir en el ámbito legal los requerimientos, elementos, condiciones y resultados de los estudios (definitivos) y además componentes del Expediente, en sus fases técnicas y asegurar un producto integral que conlleve a la buena ejecución de la obra pública lo cual repercuta en el fortalecimiento económico y social de nuestro país.

términos de referencia

Sobre la contratación de estos…

De acuerdo con Decreto Legislativo N°1017, se establece lo siguiente:

Articulo 13: Características técnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el área usuaria deberá requerir la contratación de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades.

Al plantear su requerimiento, el área usuaria deberá describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad pública para la que debe ser contratado.

La formulación de las especificaciones técnicas deberá ser realizada por el área usuaria en coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

Las especificaciones técnicas deben cumplir obligatoriamente con los reglamentos técnicos, normas metrológicas y/o sanitarias nacionales, si las hubiere.

En el caso de obras, se deberá contar con la disponibilidad físico del terreno o lugar donde se ejecutará la misma y con el expediente técnico aprobado, debiendo cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento. La Entidad cautelará su adecuada formulación con el fin de asegurar la calidad técnica y reducir al mínimo la necesidad de su reformulación por errores o deficiencias técnicas que repercutan


Con esto terminamos esta primera parte de este curso 👷🏽. ¿Qué tal con las normas? ¿te sorprende que haya muchas? 🤔

Esto que te pregunto es algo real, puesto que en la universidad (pre grado) no nos enseñan que en mundo laboral tenemos que estar sujetos a una normativa (local) para el diseño de todos nuestros proyectos.

Estas normativas regulan desde el diseño o concepción técnica y del como la Entidad debe requerir este tipo de trabajo. Al principio sé que te será tedioso y muy confuso, como te repito, nos preparan para esto. Pero con la práctica y la constancia sabrás todo esto que te explico, ¡Estoy seguro! 🔥

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